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दस्तावेज को हार्ड डिस्क तथा फ्लॉपी व पेन ड्राइव में संचित या सेव करना
दस्तावेज का
संचयन परम आवश्यक है क्योंकि दस्तावेज के
संचयन से ऑपरेटर को संचित दस्तावेज में
त्रुटि सुधार करने के लिए उसे पुनः टाइप नहीं करना पड़ता है जिससे समय तथा श्रम की
बचत होती है। हार्ड डिस्क पर दस्तावेज संचित करने की विधि सरल है इसके लिए
दस्तावेज टाइप करने के उपरान्त ऑपरेटर को
स्टैण्डर्ड टूल बार के ''फाइल'' मेन्यू से होते हुए ''सेव मेन्यू
''को सिलेक्ट करना होगा जिससे कम्प्यूटर हार्ड डिस्क पर
दस्तावेज के संचयन की प्रक्रिया पूर्ण कर सके। दस्तावेज नया होने की स्थिति में ''फाइल नेम'' के सम्मुख कोई नाम टाइप कर दें
और डॉयलाग बॉक्स की दॉंयी ओर नीचे स्थित ''सेव'' बटन को सिलेक्ट कर दें।
फ्लॉपी व पेन ड्राइव में दस्तावेज संचित
करना
हार्ड डिस्क पर दस्तावेज संचित कर लेने के उपरान्त फ्लॉपी
व पेन ड्राइव को उसके लिए निर्मित ड्राइव में डाल दें तथा उपरोक्त विधि अनुसार ही
मेन्यू को सिलेक्ट कर दे। ऐसा होते ही
स्क्रीन पर ''सेव ऐज
डॉयलग'' बॉक्स खुल जाएगा । तदुपरान्त स्क्रीन पर उभरे डॉयलग बाक्स के कॉलम के सम्मुख रिक्त स्थान के ड्रापडाउन मेन्यू चिह्न को सिलेक्ट कर ड्रॉप डाउन मेन्यू में से ''फाइल नेम'' को सिलेक्ट कर दे। अब कम्प्यूटर स्वतः ही फाइल नेम के सम्मुख फ्लापी में संचित किए जानेवाले फोल्डर
अथवा फाइल के नाम को प्रदर्शित कर देगा।
संचयन के अन्तिम चरण में ऑपरेटर को सेव ऐज डॉयलग बाक्स की दॉंयी ओर नीचे स्थित सेव बटन को सिलेक्ट करना होगा। तदुपरान्त कम्प्यूटर दस्तावेज फ्लापी
में संचित करने की प्रक्रिया पूर्ण कर देगा ।
यदि ऑपरेटर हाल में बने या उपयोग किए गए फाइल को खोलना
चाहता है तो उसे स्टैण्डर्ड टूल बार के ''फाइल''मेन्यू
को सिलेक्ट करना होगा । ऐसा करते ही ड्रॉप डाउन मेन्यू के अन्त में
हाल में खोले गए चार फाइलों के नाम स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाएंगी । इसके अतिरिक्त यदि ऑपरेटर अन्य फाइल खालना चाहे तो उसे उपर्युक्त विधि से
ड्रॉप डाउन मेन्यू के ओपन चिह्न को सिलेक्ट करना पड़ेगा ।
तदुपरान्त स्क्रीन पर उभरे लूक इन फोल्डर के कॉलम के सम्मुख रिक्त स्थान में उस फोल्डर का
नाम टाइप किया जाता है जिसमें वॉंछित फाइल होने की सम्भावना रहती है । अधिकांशतः
यह माय डाक्यूमेन्ट्स में ही रहता है अन्य फोल्डरों में संचित फाइलों
को ड्रॉप डाउन मेन्यू से चयन कर वॉंछित फाइल खोले जा सकते हैं।
वैसे तो वर्ड डाक्यूमेन्ट ,पेज सेटिंग अनुसार पेज भर जाने पर स्वतः ही नए पेज को आरम्भ कर देता है किन्तु फिर भी यदि पृष्ट भरने से पूर्व ही नये पृष्ट पर कार्य आरंभ करने की आवश्यकता होने पर ऐसा करने की व्यवस्था सम्भव है । इसके लिए जहॉं पेज ब्रेक डालना चाहते हैं उस पृष्ट पर एक साथ कंट्रोल और ''एन्टर'' कुँजी दबा दें। इसके अतिरिक्त इन्सर्ट मेन्यू के अन्तर्गत ''ब्रेक'' मेन्यू को सिलेक्ट करें। इसके बाद स्क्रीन पर ब्रेक नामक डॉयलग बॉक्स प्रदर्शित हो जाएगा जिसमें आवश्यकतानुसार वॉंछित ब्रेक्र तथा सेक्शन ब्रेक के प्रकार में रेडियो बटन पर माउस सिलेक्ट कर लें तथा ''ओ.के''.बटन पर सिलेक्ट करें। ऐसा करते ही कम्प्यूटर पेज ब्रेक की क्रिया कर देगा।
वर्ड दस्तावेज
में सामान्यतः ऐसे चिह्न नहीं दिखाई देते
हैं जिनका उपयोग दस्तावेज तैयार करने में होता है । उदाहरण के लिए पैराग्राफ ,लाइन रिर्टन ,टैब सेक्सन अथवा कॉलम आदि चिह्न ।
दस्तावेजों को फार्मेट करने में इनसे सहायता मिलती है।
इसके
लिए स्टैर्ण्डड टूल बार से पूर्वोक्त प्रदर्शित चिह्न को सिलेक्ट करें । ऐसा करते ही सभी अदृश्य चिह्न दिखाई देने लगेंगे पुनः उस चिह्न पर सिलेक्ट करने पर दिखाई दे रहे सभी चिह्न अदृश्य हो जाएंगे।
जूमिंगः-
स्टैण्डर्ड टूल बार के दॉंए ओर एक छोटा ड्रॉप डाउन लिस्ट बॉक्स होता है जो ''जूमिंग बॉक्स'' कहा जाता है । इसका कार्य
दस्तावेज को छोटा या बड़ा करके दिखलाना होता है । इस स्थान में पहले से ही प्रतिशत
लिखे होते है इसके साथ ही एक तीर का चिह्न भी होता है जिसे सिलेक्ट कर ऑपरेटर ड्रॉप डाउन लिस्ट में प्रदर्शित प्रतिशत को चुन या अपनी पसंद अनुसार या काई भी प्रतिशत
टाइप कर एण्टर कुंजी दबा सकता है। ऐसा करने के उपरान्त कम्प्यूटर स्वतः ही
दस्तावेज का आकार चयनित प्रतिशत अनुसार बढ़ा अथवा घटा कर प्रस्तुत कर देता है।
भिन्न आकार तथा
स्टाइल से पाठ्य टाइप करने से दस्तावेज में जहॉं विविधता आती है वहीं इससे
दस्तावेज की सुदरता में भी वृद्धि होती है । ऐसा करना अत्यंत सहज है तथा
फार्मेटिंग टूल बार में फॉण्ट के ड्राप डाउन मेन्यू को सक्रिय कर उक्त में से
वॉंछित फॉण्ट पर माउस ले जा कर सिलेक्ट कर लें । इसी विधि से ''फॉण्ट साइज'' का चयन करें ।
ड्राप कैप :-
दस्तावेज में पैराग्राफ के प्रथम अक्षर को
अन्य अक्षरों की अपेक्षा बड़ा करके दिखाने के लिए फार्मेट मेन्यू को सिलेक्ट कर सक्रिय करने के उपरान्त '' ड्राप कैप '' को सिलेक्ट करें । ऐसा करते ही स्क्रीन पर '' ड्राप कैप '' नामक डॉयलग बॉक्स प्रदर्शित हो जाएगा। अब उक्त में से वॉंछित डिजाइन अर्थात पोजिशन
फॉण्ट तथा प्रथम अक्षर का आकार तय करने के लिए ''लाइन्स टू ड्राप'' के सम्मुख रिक्त स्थान में फाण्ट
का आकार टाइप कर ''ओ.के.'' बटन को सिलेक्ट कर दें ।
पाठ्य को कैपिटल से स्माल तथा स्माल से कैपिटल में बदलना
वर्ड
डाक्यूमेन्ट में पाठ्य को कैपिटल से स्माल तथा स्माल से कैपिटल में बदलने तथा कुछ
चयनित अक्षरों को कैपिटल में परिर्वतित करने की व्यवस्था है। इसके लिए उस पाठ्य
को चुन लें जिसका केस आप बदलना चाहते हैं । इसके लिए सर्वप्रथम फार्मेट मेन्यू से
होते हुए चेन्ज केस का आदेश
दे जिससे नामक डॉयलग बॉक्स कम्प्यूटर के स्क्रिन पर उभर
आएगा । अब उक्त डॉयलग बॉक्स में दिए गए विकल्पों में से आवश्यकतानुसार उचित
विकल्प का चयन कर ''ओ.के.'' बटन को सिलेक्ट कर दें । आपके द्वारा किये गए चयन का परिणाम निम्नानुसार होगा ।
जितना महत्वपूर्ण दस्तावेज होता है उतना ही
महत्वपूर्ण उसका डिजाइन अर्थात हाशिया होता है। किसी दस्तावेज का हाशिया तैयार करने
में ऑपरेटर द्वारा कागज का आकार ,अपेक्षित
हाशिया जैसी कुछ सूचनाएं फिड करनी पड़ती है । सूचनाओं को फिड करने हेतु स्टैण्डर्ड
टूल बार के ''फाइल
मेन्यू'' से
होते हुए ''पेजसेटअप'' मेन्यू
को सिलेक्ट करें । ऐसा करते ही पेज सेटअप
नामक डॉयलग बाक्स स्क्रीन पर आ जाएगा जिसमें ऑपरेटर पसंद अनुसार कागज का आकार ,अपेक्षित
हाशिया जैसी सूचनाएं फिड करके ''ओ.के.बटन'' सिलेक्ट
कर दे। अब ऑपरेटर द्वारा फिड की गई सूचना अनुसार ही दस्तावेज का
ढांचा बन जाएगा ।
दस्तावेज के पाठ्य को चुननाः-
दस्तावेज के किसी शब्द ,पंक्ति
को कॉपी करना ,उसके
आकार तथा स्वरूप में परिवर्तन करने अर्थात पाठ्य चयन हेतु, सर्वप्रथम माउस द्वारा उस पाठ्य
को जिसे चुना जाना है ,के
आरम्भ में माउस ले जाकर पॉइन्ट करें तथा उक्त पर दबाव बनाते हुए मंथर गति से
विपरित दिशा की ओर सरकाते हुए वहॉं तक पहुँचे जहॉं तक पाठ्य को चयन करना हैं । अब
चयनित पाठ्य काले रंग में दिखाई देने लगेगा। इसके अतिरिक्त निम्नांकित विधियों से
भी पाठ्य का चयन सम्भव हैः-
·किसी शब्द का चयन करने हेतु माउस को उस शब्द पर ले जाकर
डबल सिलेक्ट करें ।
·किसी वाक्य का चयन करने हेतु कंट्रोल कुँजी
को दबाकर माउस को उस वाक्य में कहीं ले जाकर डबल सिलेक्ट करें ।
·किसी पंक्ति का चयन करने हेतु माउस को
वॉंछित पंक्ति की बॉंयी ओर के हाशिए के ठीक सामने में ले जाकर सिंगल सिलेक्ट करें ।
·किसी पैराग्राफ का चयन करने हेतु माउस
को उस पैराग्राफ में कहीं ले जाकर तीन बार
सिलेक्ट करें अथवा पैराग्राफ के
बायी ओर के हाशिए में डबल सिलेक्ट करें।
·पूर्ण दस्तावेज को कापी करने हेतु एक
साथ कंट्रोल और ''ए''कुँजी को
दबाएं।
एम.एस.वर्ड ओपन करने की दो विधियॉं है । प्रथमतः ऑपरेटर डेस्कटाप
स्थित''
वर्ड आयकन''
अर्थात चिह्न को डबल सिलेक्ट
करके या
स्टार्ट मेन्यू तथाप्रोग्रामसे होते हुए वर्ड फाइल ओपन कर सकता
है।
एम.एस. वर्ड विन्डो में सरलता एवं सुगमतासेकार्य करने हेतु निम्नांकित आवश्यक चिन्हों
की जानकारीअपेक्षित हैः-
01) टाईटिल बार :- इस बार मेंप्रोग्राम का नामऔर खोले गए दस्तावेज का नाम प्रदर्शित
होता है इसके अतिरिक्त
बार के दाएं ओर विन्डो को
क्रमश: न्यूनतम,अधिकतमतथाबन्द करने के बटन होते हैं ।
02) मेन्यू बार :- इसमें एम.एस. वर्ड के विभिन्न आदेशों के मेन्यूओं के नाम होते हैं वॉंछित मेन्यू को सिलेक्ट करने पर संबंधित
मेन्यू नीचे की
ओर खुल जाता है जिसमें उक्त मेन्यू के सभी आदेश अथवाविकल्प खुल जाते हैं। उपयोगकर्ता
द्वारा आवश्यकतानुसार
आदेश या विकल्प
सिलेक्ट करने पर कम्प्यूटर उक्त आदेश को क्रियान्वित करता है।
03) स्टैण्डर्ड टूल बार :- इसमें
वर्ड विन्डो में बारम्बार प्रयोग
में आनेवाले आदेशों के बटन
होते हैं।
04) फार्मेटिंग टूल बारः- इसके माध्यम से उपयोगकर्ता पाठ्य को फार्मेट कर सकने मेंसक्षम होता है।
05) रूलर :- इसमेंदस्तावेजकोनिर्धारितआकार में लाए जाने हेतु विभिन्न हाशिए की व्यवस्था होती है यह क्षैतिजतथा ऊर्ध्वाधर दो प्रकार के होते
हैं जिन्हें ऑपरेटर आवश्यकतानुसार परिवर्तितकर सकता है।
06) पाठ्य क्षेत्रः- इस स्थानमें ही ऑपरेटर दस्तावेज टाइप तथा क्लिप आर्ट आदि लाकर पेस्ट करता है।
07) कर्सर :- इसे धसान बिन्दु भी कहा जाता है तथा पाठ्य क्षेत्रमें यह अंग्रेजी के आई अक्षर के रूप में दिखाई देता है इसके द्वारा ऑपरेटर पाठ्य क्षेत्र
में क्रमश: दाऍं,बाऍं,ऊपर औरनीचे कहीं भी जा सकता है ।
08) स्टेटस बार :- इस बार पर दस्तावेजसे संबंधित कईअतिरिक्त सूचनाएं दी जाती
हैं जैसे पृष्ठ
संख्या,लाइन संख्या,पाठ्य क्षेत्रमें कर्सर की स्थितिआदि ।
09) स्क्राल बार :- दस्तावेज जो बड़े आकार के होते हैं तथा जिन्हें पाठ्य क्षेत्रमेंएक साथ देखा नहीं जा सकता है उन्हें क्षैतिज तथा ऊर्ध्वाधर
स्क्रालबार के माध्यम से
देख तथा उसमें अपेक्षितसुधारकर सकते हैं।
10) ऑफिस असिस्टेंटः- इसके माध्यम से ऑपरेटर को उसके द्वारा किए जा रहे कार्यों से
संबंधित उपयोगी
टिप प्राप्त होता रहता है।
टूल बारों का प्रयोग :- एम.एस. वर्ड मेंकुल16प्रकार के टूल बार
होते हैं किन्तु इनमें से10या12ही विन्डो पर दिखाई देते हैं शेष अन्य को ऑपरेटर आवश्यकतानुसार
ओपन करउसका प्रयोग सुनिश्चित करता है।
उपयोग की विधिः- टूल बार के जिस बटन का उपयोग आप करना
चाहते हैं उस पर माउस अर्थात पॉइन्टर ले जाऍं,ऐसा होते ही उक्त बटन
के चारो ओर घेरा
बन जाएगा। अबइसी समय माऊस को सिलेक्ट करके बटन सक्रिय कर
दें। ऐसे बटन जो
मेन्यू बार में
प्रदर्शित न हों, के प्रयोग
की आवश्यकता पड़ने पर टूल बार के दॉंए ओर बने >>चिह्नयामोर बटन को सिलेक्ट करें । ऐसा करते ही
छिपे हुए बटन स्क्रिन पर दिखाई देने लगेंगे जिसे उपर्युक्त विधि से उपयोग
किया जा सकता है ।
टूल बारों को देखना :- मेन्यू बार स्थित व्यू मेन्यू को सिलेक्ट करें तथा ड्राप डाउन मेन्यू से टूल बार को सिलेक्ट कर
दें । ऐसा करते ही सभी टूल बार ड्राप डाउन मेन्यू में प्रदर्शित हो जाऐंगे । अब आप जिस टूल बार को स्थाई रूप से अपने विन्डो पर चाहते हैं
उसके सम्मुखचेक बॉक्स में माउस सिलेक्ट
कर दें।ऐसा करते ही उक्त टूल के सामने सही का चिह्न प्रदर्शित हो जाएगा
और संबंधित मेन्यू
स्थाई रूप से विन्डो मेन्यू बार पर आ जाएगा । इसी तरह यदि आप किसी मेन्यू को विन्डो से हटाना
चाहते हैं तो उपर्युक्त
विधि से टूल के सम्मुख सही के स्थान
पर पुनः माउस को
सिलेक्ट कर दें ।
क्रम
टूल बार का विवरण
क्रम
टूल बार का विवरण
क्रम
टूल बार का विवरण
1
नई फाइल बनाना
2
पुरानी फाइल खोलना
3
फाइल सुरक्षित करना
4
फाइल खोजना/सर्च
5
दस्तावेज छापना
6
प्रीव्यू देखना
7
वर्तनी एवं व्याकरण
8
चुनी हुई सामग्रीकाटना
9
सामग्री कॉपी करना
10
चुनी सामग्रीचिपकाना
11
फार्मेट करना
12
अनडू टाइपिंग
13
रीडू टाइपिंग
14
हाइपरलिंक डालना
15
टेबिल बार्डर टूल बार
16
टेबिल डालना
17
ऐक्सल वर्कशीट डालना
18
कालम बनाना
19
ड्राइंग टूल बार खोलना
20
डॉक्यूमेन्ट मैप
21
अदृश्य चिह्न देखना
22
जूम करना
23
सहायतालेना
फार्मेंटिंग टूल बार का विवरण :-
क्रम
टूल बार का विवरण
क्रम
टूल बार का विवरण
क्रम
टूल बार का विवरण
01
स्टाइल
02
फॉण्ट
03
फॉण्ट का आकार
04
पाठ्य को
बोल्ड करना
05
पाठ्य कोतिरछाकरना
06
पाठ्य को
रेखांकित करना
07
पाठ्य को
बॉंयी ओर करना
08
पाठ्य कोबीच मेंकरना
09
पाठ्य को
दॉंयी ओर करना
10
पाठ्य कोसंतुलित करना
11
लाइन स्पेसिंग
12
नम्बर लिस्ट
13
बुलेट लिस्ट
14
हाशिया घटाना
15
हाशिया बढ़ाना
16
बार्डर
17
रंगद्वारा पाठ्य को हाईलाइट करना
18
फॉण्ट का रंग
अनडू तथा रिडूः-इनका उपयोग
क्रमश: किसी क्रियाको उलटने तथा उलटी
हुई क्रिया को पुनः
करने के करने हेतु
दिया जाता है।
अनडू :- आखिरी कार्य को उलटने के लिए स्टैर्न्डड
टूल बार में 'अनडू' बटन को सिलेक्ट करें या 'एडिट'
मेन्यू से अनडू
का आदेश सिलेक्ट करा जा सकता है।
रिडू :- आखिरी उलटे हूए कार्य को पुनः करने के
लिए स्टैर्न्डड टूल बार में 'रिडू' बटन को सिलेक्ट करें या 'एडिट'
मेन्यू से रिडू का
आदेश सिलेक्ट करा जा सकता है।
नया दस्तावेज खोलना :- नया दस्तावेज बनाने के लिए स्टैण्डर्ड
टूल बार के ''फाइल''
मेन्यू में ''न्यू''
अथवा चिह्न
को सिलेक्ट करें । इसके अतिरिक्त यदि कुंजी पटल से नया दस्तावेज
तैयार करना चाहते है तो कुंजी एक साथ दबाएं। ऐसा करते ही नया दस्तावेज टंकण
हेतु स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाएगा।
हार्ड डिस्क पर दस्तावेज संचित कर लेने के उपरान्त फ्लॉपी
व पेन ड्राइव को उसके लिए निर्मित ड्राइव में डाल दें तथा उपरोक्त विधि अनुसार ही
मेन्यू को सिलेक्ट कर दे। ऐसा होते ही
स्क्रीन पर ''सेव ऐज
डॉयलग'' बॉक्स खुल जाएगा । तदुपरान्त स्क्रीन पर उभरे डॉयलग बाक्स के कॉलम के सम्मुख रिक्त स्थान के ड्रापडाउन मेन्यू चिह्न को सिलेक्ट कर ड्रॉप डाउन मेन्यू में से ''फाइल नेम'' को सिलेक्ट कर दे। अब कम्प्यूटर स्वतः ही फाइल नेम के सम्मुख फ्लापी में संचित किए जानेवाले फोल्डर
अथवा फाइल के नाम को प्रदर्शित कर देगा।
संचयन के अन्तिम चरण में ऑपरेटर को सेव ऐज डॉयलग बाक्स की दॉंयी ओर नीचे स्थित सेव बटन को सिलेक्ट करना होगा। तदुपरान्त कम्प्यूटर दस्तावेज फ्लापी
में संचित करने की प्रक्रिया पूर्ण कर देगा । 
